Velkommen til BatchFlow. Herunder kan du finde en step-by-step guide til hvordan du kommer ind i BatchFlow, får godkendt dine førster fakturaer samt hvordan du kan finde dem frem efterfølgende.

Åbn invitation og opret bruger

1. Du har modtaget en mail fra noreply@app.batchflow.io, hvor du åbner invitationen:

   

   Her skal du indtaste dit fulde navn, telefonnummer (valgfrit) og hvilket sprog du ønsker BatchFlow på. Herefter skal du indtaste dit kodeord

   

   Du vil til sidst blive promptet for at opsætte tofaktorgodkendelse for ekstra sikkerhed. Dette skridt kan springes over, medmindre din organisation har valgt at dette er obligatorisk.

   

Se dine dokumenter

Første gang du logger ind har du nok ikke nogle fakturaer til godkendelse endnu. Hvis du er logget ind når du får et dokument tildelt vil du får en popup, og ellers får du automatisk en mail hver morgen, hvis du har dokumenter til godkendelse.

I toppen vil du som standard have 3 widgets, der viser dine egne relevante dokumenter.

Min indbakke

Her vises alle de fakturaer du er blevet tildelt, og skal behandle. I listen kan du se de vigtigste informationer på dokumenterne, eventuelle noter, samt hvem der har godkendt et dokument før dig.

Du kan klikke ind på et specifikt dokument ved at klikke på Se.

Eller bare starte fra toppen ved at klikke på Gennemgå dokumenter.

Behandling af dokumenter

Når du er inde på dokumentdetaljesiden vil du kunne se hoveddata til venstre, dokumentet til højre og konteringslinjer i bunden.

Kommentarer

Du kan se andres kommentarer, samt skrive dine egne kommentarer ved at klikke her i toppen.

Vedhæftninger

Du kan se vedhæftninger og tilføje dine egne vedhæftninger ved at klikke her.

Kontering

Hvis du er blevet pålagt at kontere af dit bogholderi kan du se mere information her.

Godkend

Hvis alt ser OK ud klikker du blot Godkend på dokumentet.

Det kan være at du får en valideringsfejl eller advarsel såfremt at noget ikke er i orden. Her bør du tage stilling til advarslen eller rette fejlen. Alternativt kan du afvise dokumentet.

Afvis

Hvis du ikke ønsker eller kan godkende dokumentet kan du klikke på Afvis.

Herefter skal du give beskrivelse af hvorfor at du afviser dokumentet. Det er vigtigt at du skriver noget brugbart, så dit bogholderi ved hvordan dokumentet skal behandles efterfølgende.

Sæt på hold

Hvis du ikke kan godkende dokumentet lige nu, men heller ikke vil blive rykket for det, kan du sætte dokumentet på hold. Dette flytter dokumentet til På hold widget’en.

Her skal du vælge en årsag, samt skrive supplerende info til hvorfor at du sætter dokumentet på hold. Du kan senere returnere dokumentet til din indbakke når det skal behandles færdigt.

Rediger flow

Som alternativ til at afvise et dokument kan du (hvis aktiveret i dit selskab) sende dokumentet til en yderligere godkender. Det kan fx være at du ønsker at en kollega godkender dokumentet også fordi det er en samlefaktura, eller du lige vil have et par ekstra øjne på.

På hold

Denne widget viser alle de dokumenter du har sat på hold. Her kan du se årsagen, samt returnere dem til din indbakke.

Bemærk at bogholderiet også godt kan returnere dem til din indbakke.

Arkiv

Her kan du se alle de dokumenter du har været tildelt. Hvis du ønsker at se et dokument du selv har godkendt eller afvist kan du altid søge det frem her.

Godt at vide

Herunder vil du kunne finde nogle ekstra guldkorn til at arbejde smartere eller hurtigere i BatchFlow.

Genveje

BatchFlow har en masse genveje til at hoppe mellem dokumenter, godkende, åbne konteringen osv.

Du kan finde dem alle her eller de relevante for det aktive vindue på tastaturet øverst til højre.

Out of office

Hvis du tager på ferie kan du sætte dig selv out of office, så alle dokumenter automatisk bliver tildelt en stedfortræder mens du er væk. Dine dokumenter vil stadig blive vist i din egen indbakke hvis du alligevel logger på under din ferie, samt i dit personlige arkiv når din stedfortæder godkender noget der originalt var tiltænkt dig. Bemærk at bogholderiet kan sætte og fjerne din out of office status, samt ændre din stedfortræder.

Se hvordan her.