Modtag fakturaer

Alle modtagede og indgående fakturaer kan findes i Sidebar → Indgående / Udgående, hvor man kan se lidt info om mailen dokumenterne blev modtaget i, samt E-Fakturaer. Her bliver de vist i 30 dage. Dette er blot et vindue til information og bekræftelse på at dokumentet er modtaget, men man arbejder med dem fra Nye dokumenter, og er beskrevet yderligere senere i guiden.

PDF via Email

Under Indstillinger → Indgående finder du selskabernes mailadresser man kan sende til for at få PDF dokumenter ind i BatchFlow. De bliver automatisk skannet og lagt i BatchFlow.
Én PDF = ét dokument. Vi hverken samler eller splitter PDF’er ved indlæsning.

E-Faktura og PEPPOL

Hvis et GLN eller CVR-nummer er registreret i BatchFlow vil ny dokumenter automatisk blive modtaget ind i BatchFlow.

Opret brugere / godkendere

Hvis du er den første bruger i selskabet skal der nok oprettes nogle flere brugere, så der er nogen at sende dokumenter til godkendelse hos.

Under Indstillinger → Brugere finder du Inviter ny bruger knappen, hvor du blot taster brugerens email samt hvilken rolle de skal have. Rollen bestemmer hvilke rettigheder brugeren har, som fx om de må kontere, sætte på hold, rette i fakturaens felter osv. Du kan læse mere om rollerne her.

Oversigten

Her vises alle widgets med dokumenter der er er under eller afventer behandling, samt hvor mange dokumenter der lige nu ligger i hver widget. Se mere om hvad hver af dem viser, og hvilken handlinger man kan foretage her.

Dokumentdetaljer

Knapperne vil ændre sig fra widget til widget i forhold til hvilke handlinger der er relevante og hvad man kan udføre. Se mere om hvad dokumentdetaljesiden viser her.

Send i flow

Når I modtager nye dokumenter vil de som udgangspunkt ligge i Nye dokumenter. Herfra vælger man hvem der skal godkende dokumentet, samt sender det ud til behandling.

Hvis man ved at et godkendelsesflow skal bruges flere gange bør man oprette et flow, men man kan også oprette et engangsflow til de mere unikke scenarier.

Når du har valgt eller oprettet et flow kan du sende det til gennemgang.

Kontering

Konteringen vil som udgangspunkt minimum indholde jeres kontoplan og momskoder fra ERP systemet, men hvis I bruger projekter eller dimensioner kan disse også være til rådighed.

Det er helt op til jer om I -

• Forudkonterer

• Godkenderen konterer

• Konterer efter godkendelse

• Blanding (Hvis fx at bogholderiet forudkonterer, men godkenderen skal vælge et projekt eller projekart)

Som standard er der opsat nogle valideringer til at gave advarsler eller blokere hvis konteringen ikke er udfyldt eller har mangle på specifikke handlinger. De kan tilrettes hvis de ikke passer inde i jeres arbejdsgang.

Påmind

Når dokumenter er sendt ud til godkendelse bliver de automatisk påmindet dagligt af systemet. Hvis noget haster eller man vil give et venligt skub kan man bruge Påmind knappen i Under gennemgang for at sende brugeren en notifikation og en mail fx op til måneds- eller årsluk.

Eksporter

Efter at alle brugere har godkendt dokumentet, vil det ligge i Godkendte. Herfra vil det være muligt at eksportere fakturaen til ERP systemet. Igen kan det være at der er nogle valideringer der stopper eksporten, hvis der fx mangler obligatoriske informationer. Når de er eksporteret vil de blive flyttet til arkivet.

Hvis noget fejler i eksporten vil du kunne finde bilaget i Eksportfejl med årsagen fra ERP systemet.

Opsætning og ændringer

Vi har prøvet at lave den bedste opsætning fra første dag man tager BatchFlow i brug ift. rettigheder for roller, standard valideringer og generelle indstillinger, men I har selv mulighed for at ændre det.

Valideringer

Man kan fjerne valideringer, oprette nye valideringer eller gøre eskisterende valideringer strengere eller mindre strenge.

Bemærk at de fleste valideringer er der for at undgå bogføring af fejlbehæftede fakturaer.

Automatiseringer

Når I bliver trætte af at gøre ting manuelt kan I oprette automatiseringer for at automatisere nogle af processerne i BatchFlow. I kan fx

• Automatisk sende i flow til specifikt flow eller seneste flow

• Automatisk kontere bilag på en specifik måde for specifikke kreditorer

• Automatisk kontere baseret på tidligere bilag.

Der bliver løbende tilføjet nye handlinger og tjeks til automatiseringer - så hold øje med når vi kommer med nye opdateringer.

Generelle indstillinger

Se mere om globale indstillinger der gælder for hele organisationen her.

Og selskabsindstillinger her.

Godt at vide

Herunder finder du diverse guldkorn til at arbejde smartere, hurtigere eller bedre i BatchFlow.

Genveje

Rigtig mange funktioner og navigeringer i BatchFlow kan udføres med genveje. Vigtigst at alle er nok genvejen til at udføre den primære handling i det pågædende vindue CTRL ENTER.

Se alle genvejene her.

Out of office

Brugere har mulighed for at sætte sig selv out of office, så dokumenter automatisk også bliver vist hos deres stedfortræder. Dette vises på hver bruger i brugerlisten.

Bogholderiet har også mulighed for at sætte andre brugere out of office, hvis de selv har glemt det eller sætte dem tilbage på arbejde.

Beløbsgrænser

Det er muligt at sætte beløbsgrænser på en bruger eller flow, som fx gør at nogle dokumenter kan godkendes med færre godkendere hvis de er under brugerens prokura, eller flere brugere hvis over.

Som standard har alle brugere ubegrænset beløbsgrænse.