I denne indstilling kan du se og vedligeholde alle brugere i organisationen, invitere nye brugere, administrere selskabsadgang og stedfortrædere.

Oversigt

Oversigten viser alle brugere, hvor mange selskaber de er medlem af, deres rolle og om de er Out of Office.

Man kan søge brugere frem på navn og email.

Inviter ny bruger

Når man opretter en ny bruger skal man først taste brugerens email, vælge hvilket sprog velkomstmailen og deres sprog skal være. Herefter skal man vælge hvilke selskaber brugeren skal inviteres i, samt hvilken rolle de skal have i de respektive selskaber.
Læs mere om roller her.

Brugeren bliver automatisk sendt en velkomst mail, hvor de skal åbne invitationen og udfylde de sidste detaljer selv.

Indtil brugeren har åbnet invitationen og færdiggjort sin bruger vil de stå som Invitation afventer.

Brugeren skal indtaste sit fulde navn, telefonnummer (valgfrit) samt sprog hvis man ønsker et andet sprog end det ens administrator valgte i invitationen. Herefter skal man oprette en adgangskode og så er brugeren klar til at godkende fakturaer.

Brugerindstillinger

På den specifikke bruger kan man se deres email, navn og telefonnummer hvis angivet.

Herfra kan man blandt andet nulstille brugerens kodeord, så de får et nyt kodeord tilsendt på mail.

Out of office

Dette kan bruges når en bruger er på ferie, barsel, sygemeldt osv. Når en bruger er out of office vil alle fakturaer automatisk også blive vist i stedfortræderens indbakke.

Hvis man sætter en bruger out of office skal man vælge perioden, hvor startdato som standard bliver sat til dags dato og hvis man kender slutdatoen kan man også vælge denne. Hvis man ikke vælger en slutdato vil brugeren være out of office på ubestemt tid til en administrator sætter dem til Arbejder igen, eller brugeren selv melder at de er tilbage efter at have logget ind.

For hvert selskab brugeren er medlem af skal man vælge en stedfortræder.

Hvis brugeren logger ind mens de er out of office vil de hver gang blive mødt af denne besked, hvor de kan vælge om de vil forblive out of office eller markere sig selv som Arbejder.

Når en bruger, som er valgt som stedfortræder, godkender et dokument vil det blive vist i toppen af skærmen, så de er opmærksomme på at de godkender på vegne af en anden bruger. Selvom stedfortræderen godkender vil dokumentet stadig blive vist i den originale brugers personlige arkiv.

Det vil også blive vist i flow oversigten og på dokument oversigten:

Selskabsoversigt og rettigheder

I listen under brugeroplysninger kan man se hvilke selskaber brugeren er medlem, deres rettigheder samt deres beløbsgrænse.

Hvis man klikker på Se rettigheder vises alle brugerens rettigheder i det pågældende selskab, samt man kan ændre deres rolle.

Deaktiver bruger og fjern fra selskab

Man kan fjerne brugeren fra ét selskab ved at klikke på Skraldspanden eller deaktivere brugeren helt ved at klikke Deaktiver bruger .

Når man fjerner en bruger fra et selskab skal man vælge hvem der skal have de dokumenter de har til godkendelse, samt hvem de skal ersattes med i eksisterende flows og som stedfortræder.

Herefter vil man blive promptet for at vælge hvilken bruger der skal overtage, samt hvor mange dokumenter, flows og stedfortrædere der vil blive påvirket.