Valideringer
Administrer valideringer i dit selskab
Her kan man opsætte valideringsregler der bliver tjekket ved specifikke handlinger i BatchFlow.
Det kan fx være
At ens godkendere skal have en advarsel hvis de ikke har konteret et dokument
At sørge for at der altid er valgt omkostningstype når der er konteret på et projekt
At betalingsinformationerne på fakturaen passer med det der står på ens leverandør
Vi har opsat nogle generelle valideringer for at give en god start, men de kan sagtens ændres til at passe til ens egne behov og arbejdsgange.
Søg
Man kan søge specifikke oprettede valideringer frem øverst til højre.
Validerings typer
Der findes 2 typer valideringer. Man kan godt have én type på én handling og en anden type på en anden handling senere i processen.
Advarsel
Advarsel giver en pop-up når man prøver at lave handlingen, men giver mulighed for at udføre den alligevel.
Fx kan der gives en advarsel når en bruger forsøger at godkende uden at have udfyldt et projekt i konteringen. Vinduet vil vise alle de pågældende advarsler.
Den vil også sætte en gul kant rundt om de relevante felter, så brugeren kan se præcis hvad der giver advarslen, samt man kan svæve over trekantsikonet for at se årsagen.
Blokerende
Blokerende forhindrer brugeren i at fortsætte med handlingen indtil man har håndteret årsagen.
Fejlbeskeden vil vises nederst til venstre og indeholde alle årsager
Den vil også sætte en rød kant rundt om de relevante felter, så brugeren kan se præcis hvad der giver advarslen, samt man kan svæve over trekantsikonet for at se årsagen.
Validerings handlinger
Valideringer køres ved 4 forskellige handlinger, og man kan sagtens have samme validering flere steder, eller fx blot en advarsel i starten men en blokade senere i behandlingen.
Dokument modtaget
Denne kører alle de opsatte valideringer lige så snart fakturaen bliver modtaget, så man er opmærksom på dem med det samme inden fakturaen bliver sendt ud til godkendelse.
Send til gennemgang
Denne kører alle de opsatte valideringer når man forsøger at sende en faktura til godkendelse.
Godkend
Denne køres hver gang en bruger forsøger at godkende, uagtet om de er først eller sidste godkender. Her kan man fx ligge alle de valideringer man vil sikre sig at ens godkendere har kigget på, som fx kontering, projekt og omk. type, hvis relevant.
Eksport
Dette er det sidste tjek der køres, når man forsøger at eksportere fakturaen. Her ligger der typisk mange flere valideringer for at sikre at alt stadig er i orden inden den eksporteres til ens ERP system.
Hvis man eksporterer flere fakturaer på én gang vil den eksportere alle fakturerne uden valideringsfejl, og herefter vil den åbne en dokumentliste med alle dem der fejlede, så man kan håndtere de blokerende fejl eller acceptere advarslerne.
Opret nye valideringer
Hvis man mangler en validering klikker man blot på Tilføj validering, samt hvilke hvilken dokumenttype valideringen skal gælde for.
Herefter skal man vælge hvilken handling valideringen skal køre for.
Så vælger man hvilken validering man vil oprette.
Alle valideringer der allerede eksisterer i denne handling vil man ikke kunne vælge. Søg den i stedet frem og rediger den eksisterende hvis valideringstypen skal ændres.
Nogle valideringer kræver at man vælger hvilke felter den skal gælde for. Hvis man har valgt en af dem sætter man blot flueben i de felter man ønsker at den skal validere på.
Man kan godt have en advarsel på ét felt og en blokerende validering på et andet felt. I så fald vil det blive vist når man forsøger at vælge det.
Til sidst klikker man Tilføj validering for at oprette den.
Dokumenttyper
Valideringer er opdelt i dokumenttype, så man kan have én serie af valideringer på fx fakturaer og en anden serie af valideringer på kreditnotaer.
Afhængige valideringer
Nogle valideringer giver mest mening at køre, såfremt andre valideringer er i orden først. Til dette kan man gøre at valideringer afhænger af andre valideringer. Man kan have op til 2 niveauer af afhængighed.
Fx kan man have en blokerende validering der sikrer at brugeren har udfyldt kontering. Herefter får de en advarsel på at projekt ikke er udfyldt. Såfremt at fakturaen ikke er projektrelateret kan de blot ignorere advarslen og godkende alligevel. Men hvis de herefter udfylder et projekt, så validerer den nu på at der også skal være en omkostningstype for at man kan godkende dokumentet.
Opret afhængighed
Når man oprettet en ny validering er den som udgangspunkt i øverste niveau og ikke afhængig af nogle andre valideringer.
Hvis man bruger Tilføj afhængighed oprettes den direkte under den respektive validering med det samme.
Ret og slet valideringer
Ret eskisterende validering
Når man klikker på Rediger vil man kunne ændre typen samt ændre de felter valideringen skal validere på hvis relevant.
Ret eller slet afhængighed
Hvis man gerne vil flytte en eksisterende validering til at være afhængig af en anden validering kan man blot trække den til den ønskede lokation.
Hvis man vil fjerne en afhængighed kan man også trække den op til et højere niveau eller klikke på Fjern afhængighed.
Slet validering
Hvis man vil slette en validering helt skal man blot klikke på skraldespandsikonet. Dette vil frigøre handlingen til at blive oprettet på ny.
