Administrer generelle indstillinger i dit selskab

I selskabsindstillinger kan man administrere standardsprog, valuta, og tilladte øre differencer.

Regionale indstillinger

Standardsprog

Her vælger man standard sproget som brugere bliver inviteret på. Man kan altid vælge et andet sprog for den specifikke invitation / bruger.

Tidszone

Dette dækker hvilken tidszone tidsstempler skal vises i.

Bogføringsregler

Tilladt difference

Denne regel styrer hvor stor difference der må være på en faktura ved bogføring

Beløbsfelt til bogføring

Kontering opdateres ikke på bagkant hvis man slår denne indstilling til efter at have behandlet dokumenter i BatchFlow. Det vil sige at nogle dokumenter kan vises som havende en difference selvom de er eksporteret.

Her vælges om man vil kontere mod totalbeløb eller nettobeløb. Hvis man vælger at kontere mod nettobeløb bruges momssatsen til at udregne beløbet ved eksport til de ERP systemer der kræver beløbet efter moms.

Finansielle indstillinger

Standardvaluta

Denne valuta bruges i disse to scenarier.

Hvilken valuta der bruges til beløbsgrænser. Beløbsgrænser udregnes automatisk fra standarvalutaen til dokumentets valuta hvis de ikke er ens.
Hvilken valuta dokumentet får tildelt såfremt der ikke står nogen andre valutaer på dokumentet.

Godkendelsesregler

Stedfortræderede arver godkendelsesgrænser

Hvis man slår denne indstilling fra kan man risikere at have godkendelsesflow, hvor dokumentet ikke kan blive endeligt godkendt fordi ingen i flowet har prokura til at må godkende dokumentet.

Denne regel styrer om stedfortræder skal have beløbsgrænsen fra den person de er stedfortræder for eller om de skal benytte deres egen.

Auto-godkend tidligere godkendte dokumenter

Aktivér denne regel for at undgå unødigt dobbeltarbejde, hvis en bruger modtager et dokument, de allerede har godkendt.

Eksempel:
En medarbejder godkender et dokument, hvorefter bogholderen ændrer godkendelsesflowet. Hvis medarbejderen også indgår i det nye flow, springes vedkommende automatisk over, da godkendelsen allerede er registreret.

Der er følgende undtagelser for reglen:

Hvis en blokerende validering gør at dokumentet ikke kan godkendes vil det ikke automatisk blive godkendt igen. Dette kan fx ske hvis hovedfelter, kontering eller valideringer er blevet ændret siden den blev godkendt af brugeren første gang.
Hvis den bliver sendt til godkendelse igen og den tidligere godkender af dokumentet er den eneste godkender i det nye flow. I dette tilfælde får brugeren den godkendelse på ny.

Eksport

Eksport af vedhæftninger

Her kan man bestemme om en faktura skal fejles i eksport, hvis det ikke var muligt at eksportere dokumentet til ERP systemet. Det kan fx være hvis filen er for stor til at ERP systemet vil modtage den. Alternativt kan man vælge at eksportere den uden bilag.

Eksporttidsstempel format

Styrer hvordan tidsstemplet på selve det eksporterede dokument (PDF’en / E-Fakturaen) ser ud.

Betalingsoplysninger

Brug betalingsoplysninger fra

Denne indstilling bestemmer om man vil benytte de betalingsinformationer man har stående på sine kreditorer i ERP systemet eller det som bliver fundet på fakturaen.

Denne indstilling påvirker de betalingsinformationer der bliver posteret ved eksport og kan overskrive de betalingsinformationer man har stående på kreditoren.

Dette kan medføre større risiko for svindel, samt man skal være ekstra opmærksom på afløftnin

Kreditor

Når den står til kreditor er det kun referencen i FIK betalinger der kommer fra fakturaen. Alle andre informationer som kortart, bank, IBAN osv. kommer fra kreditoren i ERP systemet. Alle betalingsinformationer vil stadig blive forsøgt afløftet fra fakturaen, så vi kan validere om betalingsinformationer er valide eller om de afviger fra det man har stående på kreditoren. Hvilken betalingstype den vælger at vise og validere mod er bestemt af kreditorens foretrukne betalingsmetode.

Dokument

Når den står til Dokument vil den altid bruge de informationer der er afløftet fra dokumentet. Der kan stadig valideres på om det afiger fra kreditoren, men det vil være de informationer der står i felterne ved eksport der bliver ført videre til ERP systemet.

Man får også muligheden for at vælge en prioriteret rækkefølge for hvilken betalingsmetode man foretrækker. Den vil automatisk vælge den højest prioriterede betalingstype der er fundet på dokumentet. Man kan stadig vælge en anden betalingstype på dokumentet efterfølgende hvis nødvendigt.

Betalingskonti

Denne indstilling giver mulighed for at vælge de bankkonti man skal kunne vælge når man vælger betalingstypen Kun bogføring.

Denne opsætning kan bruges til at bogføre dokumenter, hvor pengene enten allerede er trukket eller bliver trukket automatisk - Fx ved køb med debitkort eller PBS. Ved bogføring laves der automatisk en modpostering på kreditoren, samt en modpostering på den valgte konto (typisk en bankkonto).

Eksempel fra E-conomic:

Var dette nyttigt?

Brug for mere hjælp? Spørg teamet