I automatiseringer kan man opsætte en masse logik og automatiseringer, enten generelle eller baseret på specifikke kreditorer.

Her kan man se et eksempel på en automatisering der automatisk opretter kontering og starter et specifikt godkendelsesflow hver gang en faktura er fra kreditoren TDC.

Oversigt

I oversigten kan man se alle de automatiseringer der er opsat på selskabet. Man kan se navn, beskrivelse, hvornår automatiseringen bliver kørt, samt statussen for om den er aktiv eller inaktiv.

Rækkefølge

Automatiseringer bliver kørt kronologisk fra top til bund, hvilket gør det vigtigt at de er opsat i korrekt rækkefølge. Man skal som udgangspunkt bruge denne logik:

1. De mest generelle automatiseringer skal ligge øverst
   Fx dem der skal køre for alle kreditorer eller som fallback

2. Herefter følger de generelle

   Fx dem der skal køre for én specifik eller et udsnit af kreditorer

Skift rækkefølgen ved at klikke på Automatiseringsrækkefølge og træk dem rundt i den ønskede rækkefølge.

Man kan også flytte en ny automatisering til bundet eller aktivere / deaktivere ved at klikke på de 3 prikker.

Opret automatisering

En automatisering af som udgangspunkt opbygget af forskellige “byggeklodser”, der definerer hvornår en given automatisering skal køre, samt hvad den skal gøre når kriterierne er opfyldt. En automatisering skal bestå af minimum én begivenhed og én handling.

Når man tilføjer ny tjeks og handlinger bliver det visuelt opbygget så man kan følge tråden hele vejen.

Fortryd og slet handling

Man kan slette en komponent ved at trykke på skraldspandsikonet.

Man kan til hver en tid klikke på Fortryd hvis man vil et skridt tilbage.

Eller Gentag hvis man fortryder sin fortryd handling.

Begivenhed

Dette er det første skridt for en automatisering, og styrer hvornår en automatisering skal køre.

Dokument er modtaget

Denne kører hver gang et dokument bliver modtaget.

Tjek

Hvis man ikke ønsker at en automatisering skal gøre sig gældende altid, kan man tilføje filtre til at gøre ens automatisering mere specifik. Man kan godt have flere forskellige tjeks på samme automatisering, men det giver god mening at samle dem så meget som muligt så man fx ikke har 25 tjeks til at tjekke på 25 forskellige kreditorer.

Ellers-handling

Det er også muligt at tilføje et særskilt spor til forskellige tjeks i samme automatisering ved ved at klikke på knappen herunder.

I det tilfælde kan man fx lave ét spor der kører en specifik handling og et andet spor som kører en anden handling uden at skulle oprette mange forskellige automatiseringer.

Dokument

Tjekker på felter på dokumentet.

Kreditor

Lav et tjek på kreditor.

Vælg om det skal gælde for de valgte kreditorer eller for alle andre end de valgte.

Selekter den eller de kreditorer det skal gælde for.

Handling

Hvis de valgte tjeks gør sig gældende vil de handlinger man vælger her blive kørt. Man kan godt tilføje flere handlinger til sammen automatisering.

Flow

Vælg hvordan et dokument skal sendes ud til godkendelse.

Tildel til bruger

Dokumentet bliver tildelt en enkelt bruger.

Vælg brugeren, samt om dokumentet skal sendes ud til godkendelse automatisk eller den skal forblive i Nye dokumenter og blot tilføje godkenderen, så den er klar til at blive sendt ud manuelt.

Tildel til flow

Dokumentet bliver tildelt et godkendelsesflow.

Vælg flowet, samt om dokumentet skal sendes ud til godkendelse automatisk eller den skal forblive i Nye dokumenter og blot tilføje flowet, så den er klar til at blive sendt ud manuelt.

Anvend senest brugte flow

Vælg automatisk det seneste brugte flow for dokumenter fra samme kreditor. Det er kun eksporterede dokumenter der bliver brugt til at vælge det seneste flow.

Vælg om dokumentet skal sendes ud til godkendelse automatisk eller den skal forblive i Nye dokumenter og blot tilføje flowet, så den er klar til at blive sendt ud manuelt.

Anvend mest brugte flow

Vælg automatisk det mest brugte flow for dokumenter fra samme kreditor. Det er kun eksporterede dokumenter der bliver brugt til at vælge det mest anvendte flow. Kan bruges hvis fx 9 ud af 10 dokumenter skal til samme flow, men der er enkelte afvigelser.

Vælg hvor mange måneder den skal kigge bagud, samt om dokumentet skal sendes ud til godkendelse automatisk eller den skal forblive i Nye dokumenter og blot tilføje flowet, så den er klar til at blive sendt ud manuelt.

Kontering

Vælg hvordan dokumentet skal konteres automatisk.

Opret konteringslinjer

Her får man lov til at lave en manuel kontering med en eller flere linjer, der skal gøre sig gældende hver gang handlingen bliver kørt.

Vælg først hvordan beløbet skal fordeles.

• Manuel indtastning kan bruges til at lave en hel konkret fordeling til helt faste omkostninger der skal fordeles ud på flere forskellige linjer.

• Fordel ligeligt splitter beløbet på fakturaen til hver linje.

• Tilføj fuld beløb til første linje kan bruges til at oprette flere linjer på forkant, men manuelt fordele det efterfølgende hvis det ændrer sig ofte.

• Tilføj restbeløb til sidste linje er en mere avanceret manuel indtastning, hvor man fx kan skrive de faste gebyrer ind på de første 2 linjer, og så derefter udfylde det varierende restbeløb automatisk på sidste linje.

Posteringsteksten kan man også manuelt indtaste på hver linje eller blot indsætte kreditornavnet automatisk. Det kan selvfølgelig stadig manuelt ændres på fakturaen senere hvis der er undtagelser.

Klik Tilføj en ny linje eller brug genvejstasten CTRL + E

Til sidst opretter man alle de konteringslinjer man gerne vil bruge. De varierende værdier er låst og markeret med blåt, som herunder. Alle de dimensioner og værdier man normalt bruger i konteringen, samt obligatoriske felter vil også blive vist her.

Tilføj senest brugte konteringslinjer

Brug den seneste kontering fra samme kreditor automatisk på næste dokument.

Vælg hvordan beløbet skal fordeles. Husk at det kun er fra sidste eksporterede dokument fra samme kreditor den tager linjerne fra. Nogle af disse fordelinger vil have samme resultat, hvis man kun har én konteringslinje på sidste dokument.

• Blank tager linjerne fra sidste dokument, men indsætter ingen beløb.

• Fordel ligeligt tager linjerne fra sidste dokument og splitter beløbet på dokumentet til hver linje.

• Tilføj fuld beløb til første linje tager linjerne fra sidste dokument, men sætter hele beløbet ind på øverste linje, så man manuelt kan fordele det.

• Tilføj restbeløb til første linje tager linjerne fra sidste dokument, men sætter eventuel beløbsforskel ind i øverste linje, så konteringen stadig går op.

• Tilføj restbeløb på en ny linje tager linjerne fra sidste dokument, men sætter eventuel beløbsforskel ind som en helt ny linje, så den kommer mere i øjenhøjde.

Vælg til sidst om posteringsteksten skal efterlades blank, kopieres fra linjerne fra sidste dokument eller blot indsætte kreditornavnet.

Tilføj de mest anvende konteringslinjer

I modsætning til senest brugte, bruger denne flere dokumenter fra en forgående periode til at finde ud af hvilken en der blev brugt mest. Så vil en enkelt unik afstikker ikke automatisk blive grundlaget for alle fremtidige dokumenter.

Vælg hvor langt tilbage den skal kigge. Husk at længere perioder giver et større beslutningsgrundlag, men en kortere periode giver hurtigere effekt hvis konteringen en dag skal ændres.

Vælg hvordan beløbet skal fordeles. Husk at det kun er fra sidste eksporterede dokument fra samme kreditor den tager linjerne fra. Nogle af disse fordelinger vil have samme resultat, hvis man kun har én konteringslinje på sidste dokument.

• Blank tager linjerne fra sidste dokument, men indsætter ingen beløb.

• Fordel ligeligt tager linjerne fra sidste dokument og splitter beløbet på dokumentet til hver linje.

• Tilføj fuld beløb til første linje tager linjerne fra sidste dokument, men sætter hele beløbet ind på øverste linje, så man manuelt kan fordele det.

• Tilføj restbeløb til første linje tager linjerne fra sidste dokument, men sætter eventuel beløbsforskel ind i øverste linje, så konteringen stadig går op.

• Tilføj restbeløb på en ny linje tager linjerne fra sidste dokument, men sætter eventuel beløbsforskel ind som en helt ny linje, så den kommer mere i øjenhøjde.

Vælg til sidst om posteringsteksten skal efterlades blank, kopieres fra linjerne fra sidste dokument eller blot indsætte kreditornavnet.

Loop

Gem

Når ens automatisering indeholder én begivenhed og mindste én handling kan man gemme den. Tryk på Gem automatisering øverst til højre.

Herefter skal man give den et navn samt en beskrivelse. Prøv at gøre beskrivelsen og navnet så sigende som muligt, så man kan huske hvad den gør i fremtiden, og for at gøre det nemmere for ens kollegaer på sigt.

Man kan vælge Gem for blot at gemme den uden at aktivere den. Dette kan bruges til hvis man fx bare eksperimenterer eller ikke havde tid til at lave den helt færdig så den kan aktiveres.

Alternativt hvis den er helt klar til brug kan man klikke Gem og aktiver.

Test automatisering

Rediger og slet automatisering

Man kan redigere, deaktivere og slette alle eksisterende automatiseringer.

Rediger

I oversigten kan man åbne en automatisering ved at klikke på Se.

Herfra kan man lave alle de ønskede ændringer og gemme efterfølgende. Hvis man ønsker at ændre navn eller beskrivelse kan man gøre det fra de 3 prikker i toppen og herefter Rediger navn og beskrivelse.

Man kan også aktiver eller deaktivere automatiseringen på knappen i toppen.

Slet

En automatisering kan slettes ved at klikke på de 3 prikker i toppen og herefter Slet automatisering.