Oversigten

Dokumentoversigten viser alle nye dokumenter, samt nogle fokuspunkter fra fakturaen som fx selskab, kreditor, forfaldsdato osv.

Vælg enten et udsnit af fakturaer eller klik direkte på Behandl dokumenter for at åbne en liste med alle nye dokumenter - klar til behandling.

Kontrollér og valg af kreditor

Da dette er første skridt for mange nye dokumenter inden man opsætter automatiseringer, er det en god idé lige at kontrollere de skannede informationer fra dokumentet. Hvis dokumentet er en E-Faktura er dette meget mindre relevant, men der kan forekomme skanningsfejl på PDF fakturaer. Der findes en del valideringer man kan opsætte til at tjekke om datoen er indenfor x dage og at beløbene på fakturaen går op, men det kan være en god idé også lige selv at tage nogle stikprøver.

Det kan fx være at kreditoren ikke er blevet valgt automatisk fordi man ikke har det korrekte eller opdaterede CVR nummer på sin kreditor i ens ERP system. I det tilfælde kan man blot søge den frem og vælge den. Det er herefter en god idé lige at kontrollere CVR nummeret i ERP systemet og få det opdateret hvis det mangler eller ikke stemmer. Så vil BatchFlow kunne finde kreditoren automatisk næste gang.

Dublet

Hvis en faktura er en dublet vil det blive vist i toppen.

Kontering

Fakturaen kan forudkonteres inden den sendes ud til godkendelse, eller man kan efterlade konteringen blank og lade godkenderen kontere. Husk at give dem adgang til at redigere i konteringen hvis det er godkenderne som skal kontere eller tilføje til den.

Man kan også godt lave en del af konteringen og efterlade resten til godkenderen ved at flytte valideringen af konteringen eller felter til senere i processen.

Se hvordan du konterer her.

Flow

Vælg et flow ved at klikke på Vælg godkendere eller CTRL ENTER.

Man får muligheden for at vælge et eksisterende flow eller oprette et engangsflow. Hvis man sjældendt benytter fx engangsflows, kan man vælge at åbne eksisterende flows automatisk ved at trykke Åben som standard.

Vælg det ønskede flow eller opret et nyt flow. Man kan også lave engangsændringer til det valgte flow eller ændre beløbsgrænser ved at trykke på blyanten. Se mere info her.

Øverst i hovedfelterne vil man nu kunne se det valgte flow, samt ændre det.

Start flowet ved at trykke Send til gennemgang eller CTRL ENTER. Hvis ingen valideringer blokerer dokumentet vil det forsvinde fra Nye dokumenter og blive sendt til godkendelse hos de respektive brugere. Hvis de er online i BatchFlow vil de få en notifikation, ellers vil den være med i den næste daglige reminder-mail.

Flyt dokument

Man har muligheden for at flytte et dokument, såfremt det ikke skal sendes til godkendelse eller er sendt til et forkert selskabs i ens organisation ved at klikke på Flyt til…

Arkiver

Hvis man vælger at arkivere dokumentet bliver det sendt direkte til arkivet. Dette kan man gøre for fx kontoudtog, ordrebekræftelser eller andre dokumenter der er blevet indlæst i BatchFlow, som man gerne vil gemme med ikke nødvendigvis skal godkendes og bogføres.

Når man arkiverer et dokument skal man vælge en årsag.

Skift firma

Hvis et dokument er blevet modtaget eller sendt til et forkert firma i ens organisation kan man flytte dokumentet til det korrekte selskab.

Søg eller vælg herefter det korrekte selskab.

På hold

Man kan også sætte dokumentet på hold midlertidig hvis man fx allerede ved at man venter på en kreditnota eller at fakturaen ikke skal ud til godkendelse endnu.

Her skal man vælge en årsag, samt man har mulighed for at give supplerende informationer til hvorfor dokumentet er sat på hold.

Dokumentet kan derefter findes og returneres fra På hold.

Slet dokument

Dokumentet kan slettes ved at klikke på Slet dokument.

Når et dokument slettes skal man skrive en kort beskrivelse. Slettede dokumenter, samt årsagen til at de blev slettet kan findes i arkivet Slettede, og dokumenterne slettes permanent efter 90 dage.

Valideringer

Man kan opleve at dokumentet allerede ligger med nogle valideringer der enten er gule for advarsler eller røde for kritiske valideringer. Disse valideringer køres kun én gang når dokumentet bliver indlæst. Herefter vil dokumentet blive valideret igen når man forsøger at sende det ud til godkendelse.